HR-Tech und HR-Technology: Der unbekannte Trend und Milliardenmarkt

Ob FinTech, HealthTech oder EdTech: Die Digitalisierung erfasst immer mehr Lebensbereiche und transformiert dabei ganze Branchen. Mittlerweile verändert sie auch die Welt der Personalarbeit ‒ wenn auch mit erheblicher Verzögerung. “HR-Tech” hat sich zu einem Milliardenmarkt entwickelt, in dem jährlich zahlreiche Start-ups entstehen, die sich mit etablierten Playern messen. Doch worum handelt es sich beim Megatrend HR-Tech, der sich weitgehend unbemerkt von der Öffentlichkeit entwickelt?

Was ist HR-Tech? Definition der Zukunft von HR

“Firmen für HR-Software und Dienstleistungen boomen”. So schrieb die Süddeutsche Zeitung im Dezember 2022. Zwei Monate davor hieß es auch im Handelsblatt: “HR-Techs boomen trotz steigender Zinsen”. Der Hintergrund: Bei Personalarbeit handelt es sich um einen Wirtschaftsbereich, der von der aktuellen Multikrisenlage aus Energieknappheit, Hyperinflation, Pandemiegeschehen und Ukrainekrieg weitgehend unberührt bleibt. Doch im Gegensatz zu FinTechs oder HealthTechs, die sich in erster Linie direkt an den Verbraucher richten, handelt es sich bei HR-Tech um eine Branche, die Unternehmen als Kunden hat, und deswegen von der breiten Öffentlichkeit oft übersehen wird. Was aber ist HR-Tech?

HR-Technology verwandelt die Arbeitswelt von Grund auf

Wie der HR-Spezialist und Blogger Gero Hesse aufzeigte, wurden 2021 weltweit 20 Milliarden US-Dollar in HR-Tech investiert, davon entfielen vier Milliarden auf Europa. Doch nicht nur die Investitionen in HR-Technology sind hoch, auch der Umfang der Transaktionen hat in der HR-Tech-Branche inzwischen ein hohes Niveau erreicht: So lag laut der Unternehmensberatung Hampleton Partners das weltweite Transaktionsvolumen für HR-Tech 2022 bei 11 Milliarden Dollar.

So bedeutend HR-Tech mittlerweile ist, so einfach wirkt die Definition davon: HR-Technology umfasst alle Technologien, die Personalerinnen und Personaler einsetzen, um unternehmensinterne Abläufe zu optimieren. Denn die digitalen Lösungen machen im Idealfall nahezu jeden Aspekt von Personalarbeit einfacher, schneller und transparenter ‒ und verbessern darüber hinaus die Arbeitsbedingungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Was das in der Praxis heißt, zeigt das Beispiel Zeiterfassung.

Laut BAG-Urteil ist die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Jedoch bleibt es den Firmen und Betrieben weitgehend selbst überlassen, wie sie diese Vorgabe umsetzen. Ob analog oder digital spielt dabei keine Rolle. Dabei sind aktuelle digitale Lösungen oft via Cloud selbst auf dem Smartphone verfügbar, wodurch Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten flexibel von überall erfassen. Auch von zu Hause im Homeoffice. Was für die Angestellten eines Unternehmens bequem ist, erleichtert auch die Arbeit von Personalabteilungen enorm. Anstatt die geleistete Arbeit von Mitarbeitern mühsam per Hand zu erfassen und zu dokumentieren, erledigt eine Software diese Arbeiten automatisch. Und errechnet selbstständig die geleistete Arbeitszeit.

Corona-Pandemie wirkte als Digitalisierungstreiber

Gerade die Coronapandemie führte im HR-Tech-Bereich zu einem großen Wachstumsschub, da sie schonungslos den Digitalisierungsstau in den Personalabteilungen deutscher Unternehmen zeigte ‒ nicht zuletzt deshalb, da ausgerechnet die HR-Manager, die von einem Tag auf den anderen Homeoffice für ihr gesamtes Unternehmen organisierten, kaum über digitale Lösungen für ihre eigene Arbeit verfügten.

Schätzungen zufolge haben 70% aller deutschen Unternehmen in der Größenordnung von 50 bis 250 Mitarbeiter ihren HR-Bereich noch nicht digitalisiert. Das Wachstumspotenzial von HR-Tech ist damit nach wie vor gewaltig. Kein Wunder also, dass sich mittlerweile auch die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) in einem Paper mit den Möglichkeiten zur Digitalisierung des Personalmanagements befasst.

Digital HR-Tech: Eine Szene aus Startups und etablierten Playern

Der vom Münchner Professor und Leadership-Experten Simon Werther angestoßene “HR Startup Monitor” belegt: die HR-Tech-Szene in Deutschland wächst. Von 2015 bis 2019 verdreifachte sich die Gesamtzahl der identifizierten HR-Tech-Startups von 69 auf 219. Ende 2022 waren es sogar 310 junge HR-Tech-Unternehmen. Die Software-Lösungen dieser Startups digitalisieren folgende Bereiche:

• 47 % entfallen auf Personalauswahl und -marketing
• 32 % unterstützen bei Personal- und Organisationsentwicklung
• 11 % digitalisieren Personalverwaltung und -organisation
• 6 % strukturieren Compensation und Corporate Benefits
• 4 % fördern betriebliches Gesundheitsmanagement

Am stärksten wuchsen in diesem Zeitraum die Bereiche Employer Branding, People Analytics, Active Sourcing, Learning & Development (L&D) und Coaching.

Laut Christian Gärtner, Professor für Betriebswirtschaftslehre, ist die Zahl von HR-Tech-Startups in der DACH-Region sogar noch deutlich größer, als im HR Startup Monitor angegeben: “Zählt man Unternehmen dazu, die bis zu zehn Jahre alt sind, zählen wir derzeit gut 400 Start-ups.” Denn die HR-Tech-Szene besteht nicht nur aus jungen Startups wie dem 2015 gegründeten Personio, das inzwischen auf eine Bewertung von 8,5 Milliarden Dollar kommt. Der Cloud-Software-Pionier HRworks beispielsweise digitalisiert bereits seit 25 Jahren mittelständische Unternehmen in den Bereichen Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung. Und den deutschen Branchenprimus SAP gibt es sogar seit über 50 Jahren.

Welche Systeme und Unternehmen für HR-Technologies gibt es?

Da unterschiedlich große Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse an ihre digitalen HR-Systeme haben, existieren sowohl HR-Lösungen für Konzerne als auch für kleine und mittlere Betriebe. Digitale HR-Tools von SAP und Oracle eignen sich zum Beispiel perfekt für Konzerne, sind jedoch für Betriebe mit 20 bis 50 Beschäftigten vollkommen überdimensioniert. Wenn Unternehmen nach einer digitalen Lösung für ihr Personalwesen suchen, ist es daher wichtig, dass sie sich im Vorfeld überlegen, welche Software-Lösungen am besten ihre Bedürfnisse erfüllen.

Im HR-Tech-Bereich gibt es unterschiedliche Bezeichnungen für Software-Lösungen:

• HRIS: Human Resource Information System
• HRMS: Human Resource Management System (Personalmanagementsystem)
• HCM: Human Capital Management (Personalmanagement)
• ERP: Enterprise Resource Planning (Geschäftsressourcenplanung)

HRIS ist ein System zum Datenmanagement, das zentrale HR-Bereiche wie Sozialleistungen, Personalmanagement und Entgeltabrechnung umfasst. Es übernimmt das Pflegen, Verwalten und Verarbeiten von detaillierten Mitarbeiterinformationen und beinhaltet HR-bezogene Richtlinien. Außerdem ermöglicht es die Interaktionen zwischen Mitarbeitern und Unternehmen. 

Das HRMS ist ebenfalls speziell für die Personalabteilung konzipiert. Es erweitert das HRIS um Funktionen wie Rekrutierung, Schulungsverwaltung, Talentmanagement, Mitarbeitermanagement und Abwesenheitsverwaltung. Außerdem beinhaltet es häufig Organigramme, Funktionen zum Performance Management und ein Mitarbeiterportal.

HCM deckt die komplette Bandbreite von HR-Funktionen ab und dient der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Neben herkömmlichen administrativen Features bietet das System oft digitale Assistenten und andere Tools, die Benutzer verschiedener Teams gemeinsam verwenden. Zusätzlich enthält es Anwendungen im Bereich Talentmanagement wie zum Beispiel zum Leistungsmanagement, zum Organisieren von Weiterbildungen, zur Nachfolge- und Vergütungsplanung sowie zur strategischen Personalplanung und zur Personalmodellierung. 

ERP-Systeme sind auf Großkonzerne ausgerichtet, da diese funktionell umfassenden Tools verschiedene Geschäftsbereiche in sich vereinen. Zusätzlich zum Personalwesen unterstützen sie Prozesse in den Bereichen Finanzen, Fertigung, Beschaffung sowie Services und optimieren darüber hinaus das Management der Lieferketten.

Beispiele für HR-Software-Anbieter

Was ist der Unterschied zwischen HR-Tech und WorkTech?

Gerade für Außenstehende wirken die Bereiche HR-Tech und WorkTech oft identisch: Allerdings bezieht sich HR-Tech auf Tools zur Digitalisierung von Aufgaben und Tätigkeiten im Bereich Personalwesen. WorkTech hingegen umfasst alle Technologien, die für mehr Produktivität, Agilität und Sicherheit in einem Unternehmen sorgen. HR-Tech legt also den Grundstein für WorkTech: Es generiert alle mitarbeiterspezifischen Daten, die WorkTech-Systeme miteinander verbinden und sichtbar machen. Prognosen zufolge wird der weltweite Markt für WorkTech 2026 einen Umfang von einer Billion US-Dollar erreichen. HR und die damit verbundenen Software-Lösungen gehören damit definitiv zu den Digitalisierungsthemen, die die Wirtschaftswelt in den kommenden Jahren maßgeblich umgestalten werden.

Glänzende Aussichten ‒ darum wächst HR-Technology

Der Digitalisierungsrückstand deutscher HR-Abteilungen schafft für HR-Tech-Unternehmen einen riesigen Absatzmarkt, der wie ein gigantischer Kuchen ist, dessen Stücke noch weitgehend unverteilt sind. Zugleich erkennen immer mehr Firmen und Betriebe die Notwendigkeit, ihre Personalabteilungen zu stärken.

Denn spätestens seitdem der Fachkräftemangel in einen grundsätzlichen Personalmangel umgeschlagen ist und Personaler händeringend nach neuen Arbeitskräften suchen, ist den Verantwortlichen klar: Nur, wenn HR-Managerinnen und HR-Manager ihre täglichen Personalverwaltungsaufgaben so zeitsparend wie möglich erledigen, haben sie die Kapazitäten, um sich um Themen wie Recruiting und Personalerhalt zu kümmern. Ändert sich nichts daran, entgehen der deutschen Wirtschaft weiterhin rund 100 Milliarden Euro pro Jahr durch fehlende Arbeitskräfte.

Die Finanzierung von HR-Tech bleibt attraktiv

Zwar hinkt die Finanzierung der breiten Masse der deutschen Startups laut einer Studie von startupverband.de im Vergleich zu den USA hinterher. In der HR-Tech-Szene schneiden junge Unternehmen laut “HR Startup Monitor” jedoch gut ab. So ist der deutschsprachige Raum zwar längst nicht mit dem US-amerikanischen zu vergleichen. Dennoch hat er sich innerhalb weniger Jahre mit innovativen HR-Lösungen einen Namen gemacht. Und das trotz der vielfältigen Anforderungen an Datenschutz und Mitbestimmung sowie einer tendenziell ausgeprägteren Skepsis gegenüber neuer Technologie.

Wachstum und Konsolidierung: Zwei gegenläufige HR-Software-Trends?

Während auf der einen Seite HR-Tech-Companies ‒ tatkräftig finanziert ‒ in einen noch weitgehend unbesetzten Markt hineinexpandieren, zeigen sich auf der anderen Seite erste Konsolidierungstendenzen in der HR-Tech-Branche. Zwar ist die Zahl an Startup-Gründungen weiterhin hoch, doch ist laut HR Startup-Monitor seit 2019 auch das Transaktionsaufkommen in der DACH-Region gestiegen. Mit anderen Worten: Der HR-Technology-Markt bietet neuen Firmen aktuell noch große Chancen, aber die inzwischen etablierten Unternehmen nutzen ihren Vorsprung, um ihre erarbeitete Position zu festigen und auszubauen.

Digital-HR-Trends: Warum HR-Technologies wichtig bleiben werden

Auch wenn es immer wieder Entwicklungen und Maßnahmen gibt, die die Digitalisierung von KMU und Konzernen ausbremsen – wie zum Beispiel das Nachweisgesetz, das den Nutzen der E-Signatur behindert –  ist HR-Software weiter auf dem Vormarsch. Dazu tragen zusätzlich zum Personalmangel zahlreiche weitere Trend bei:

1. Remote Work bleibt

Durch die coronabedingten Beschränkungen wurde Remote Work über Nacht zum Alltag für 70 % der Vollzeitbeschäftigten. Eine Entwicklung, die viele nicht mehr missen wollen. Das Arbeiten von zu Hause befeuert damit HR-Online-Service-Trends ‒ also HR-Lösungen, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch ortsunabhängig nutzen. Da moderne HR-Technology in der Regel via Cloud verfügbar ist, haben die Angestellten eines Unternehmens so überall und jederzeit die Möglichkeit, um zum Beispiel ihre Gehaltsdokumente einzusehen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen oder ihre persönlichen Daten abzurufen.

2. Papierarbeit wird digital

Nicht nur Gehaltsabrechnungen werden heutzutage in nahezu jedem Unternehmen digital bereitgestellt. Auch Arbeitsplätze buchen Angestellte über Apps, sie unterzeichnen Verträge mit digitalen Signaturen und reichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen online ein. Als Folge müssen sensible Mitarbeiterdaten langfristig und sicher gespeichert werden. Somit stellen Datensicherheit und Datenschutz essentielle Themen dar. Eine Software ist daher für Unternehmen unumgänglich, um dafür Sorge zu tragen, Daten kontrolliert zu verwalten und zu verarbeiten.

3. Standortübergreifende Teamarbeit nimmt zu

Viele Teams setzen sich mittlerweile aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen, die an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten. Damit sie dennoch miteinander verbunden sind und produktiv zusammenarbeiten, sind technische Lösungen unabdingbar. Diese sorgen nicht nur dafür, dass Angestellte sich online sehen und miteinander sprechen können. Sie ermöglichen auch die gemeinsame Arbeit im selben Dokument, schaffen Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch und zur professionellen Weiterentwicklung.

4. Mitarbeiterzufriedenheit steigt in der Bedeutung

Das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und eine ausgewogene Work-Life-Balance werden Angestellten immer wichtiger. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, nutzen Personalverantwortliche technische Tools für Umfragen und deren datenbasierte Analyse. HR-Tech ermöglicht es Personalern, Managern und Teammitgliedern gleichermaßen, Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen. Einige Tools eignen sich sogar dafür, arbeitsbedingt entstandene psychische Probleme anzugehen.

5. Anteil von Active Sourcing und Social Recruiting wächst

Zunehmend kontaktiert HR potenziell interessante Arbeitskräfte direkt über spezielle Plattformen oder soziale Medien wie LinkedIn. Bereits 2020 war laut einer Studie der Uni Bamberg jede siebte Neueinstellung auf Active Sourcing zurückzuführen. Auf diese Weise umgehen Personaler aufwendige und langfristige Bewerbungsverfahren, wecken persönliches Interesse bei den Kandidaten und hinterlassen einen positiven ersten Eindruck. Besonders spezialisierte Fachkräfte, die nicht nach einer neuen Stelle suchen, werden auf diese Weise erreicht. HR-Tech beschleunigt den Prozess durch die datengetriebene Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten enorm.

6. Chatbots haben sich etabliert

Sie fallen den Userinnen und Usern kaum noch auf – so normal sind Chatbots geworden. Die Tools übernehmen den Erstkontakt und beantworten FAQs, ohne personelle Ressourcen zu beanspruchen. Chatbots eignen sich zudem fürs Bewerber-Screening und dazu, den Kontakt mit Kandidatinnen und Kandidaten ohne große Zeitverzögerung zu halten. Nicht zuletzt übernehmen sie Terminabsprachen und richten Meetings ein, was den administrativen Aufwand der HR deutlich reduziert.

7. Coworking Spaces nehmen zu

Die Nachfrage nach virtuellen Coworking Spaces steigt. Um der Einsamkeit im Homeoffice entgegenzuwirken, nutzen besonders freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Möglichkeiten zur sozialen Interaktion und zum fachlichen Austausch. Durch immer neue Tools finden auch Festangestellte, die langfristig von zu Hause aus arbeiten, ihren Weg in virtuelle Coworking Spaces.

Wie Unternehmen HR-Software sinnvoll einführen

Mit dem Siegeszug von HR-Tech wird die Einführung neuer HR-Software im Rahmen von Change Management zunehmend Bestandteil des Arbeitsalltags der Personalabteilung. Schließlich erleichtert HR-Technology Personalerinnen und Personalern das Leben – besonders dann, wenn die Verantwortlichen bestimmte Aspekte beim Einführen einer neuen digitalen Lösung berücksichtigen:

• Ausführliche Vorbereitung: Jedes HR-Tool ist anders. Um so effizient wie möglich mit der firmeninternen Lösung zu arbeiten, eignen sich HR-Mitarbeiter im Idealfall schon vor der Einführung das nötige Hintergrundwissen an.
• Aktualisierte Richtlinien: Wird eine Software eingeführt, ändern sich bestehende Prozesse. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die aktualisierten Rahmenbedingungen informiert sind, passt die Personalabteilung zeitnah die technologiebezogenen Richtlinien an.
• Involvierung der IT: HR unterstützt die Angestellten dabei, neue Tools effektiv zu nutzen. Die IT stellt die Funktionalität der Software sicher. Durch gute Zusammenarbeit entstehen Schnittstellen, um auftretende Probleme schnellstmöglich zu beheben.

Die Kernprozesse wie das Verwalten von Personalakten, Gehaltsdokumenten sowie von Abwesenheiten und Arbeitszeiten nehmen im Arbeitsalltag von Personalerinnen und Personalern großen Raum ein. Dabei lassen sich diese Bereiche im Rahmen von HR 4.0 vergleichsweise einfach digitalisieren und weitgehend automatisieren. Insofern ist es für Unternehmen sinnvoll, an dieser Stelle mit der Digitalisierung ihres Personalwesens zu beginnen. Sind diese Kernprozesse erst einmal digital, können andere Bereiche wie das Talentmanagement folgen.

HR-Tech-Unternehmen entwachsen den Kinderschuhen

HR-Tech ist mehr als ei  Trend – und dahinter steht ein unbemerkter Milliardenmarkt. Klar ist, dass bereits die derzeitige Arbeitskultur auf HR-Tech angewiesen ist, um langfristig zu überleben. Dennoch nutzen längst nicht alle Unternehmen entsprechende Tools und wenn, dann schöpfen sie deren Features oft nicht in vollem Maße aus. Zunehmend erkennen Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen jedoch, dass genau dies nötig ist.

Nicht ohne Grund erlebt HR-Tech seit den letzten Jahren einen enormen Wachstumsschub, der trotz Konsolidierungstendenzen nach wie vor eine große Zahl neuer Start-ups hervorbringt. Denn HR-Technology-Lösungen werden dringend gebraucht: Nur durch den umfassenden Digitalisierungsschub sind Personalabteilungen in der Lage, sowohl die Krisen der Gegenwart zu meistern als auch die Personalarbeit in ihren Unternehmen in die Zukunft zu führen. Der Markt wird dabei dynamisch bleiben, schließlich zieht nun auch Künstliche Intelligenz im Personalwesen ein.