Bei Reisekosten: Anstatt Firmenkreditkarte ‒ Abrechnung über Privatkonto der Mitarbeiter

Nutzen Sie für Geschäftsreisen Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen? Dann kennen Sie und Ihre Buchhaltung sicher das Problem fehlender Belege und verspätet eingereichter Reisekostenabrechnungen. Anstatt weiterhin Ihre Firmenkreditkarte herauszugeben, hilft es Ihnen wie tatsächlich auch Ihren Mitarbeitern, wenn die Abrechnung der Reisekosten zuerst über das Privatkonto der reisenden Angestellten läuft.

Machen Sie Schluss mit fehlenden Belegen ‒ und sparen Sie Zeit für alle Beteiligten

In vielen Fällen verwenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Dienstreise eine Firmenkreditkarte, um ihre Reisekosten abzurechen: Dabei werden bei Firmenkreditkarten, die das Firmenkonto belasten, die aufgeführten Positionen auf der Abrechnung (wie z.B. Hotelrechnungen, Flugtickets, etc.) einzeln erfasst. Diese Kreditkartenumsätze werden dann über ein separates Verrechnungskonto gebucht, um eine bessere Übersicht zu erlangen.

Mit Hilfe der Kreditkartenabrechnung kann zwar die Buchung an die Bank (Verrechnungskonto an Bank) vorgenommen werden, aber für die Buchung an das Verrechnungskonto (z.B. Flug an Verrechnungskonto) benötigt die Buchhaltung die Originalbelege von den Mitarbeitern. Und genau genau dieser Punkt führt oft zu vermeidbarem Aufwand für alle Beteiligten.

Denn bei Firmenkreditkarten reichen Mitarbeiter bei ihrer Reisekostenabrechnung die Belege oft spät oder gar nicht ein ‒ zum Beispiel, weil sie schlicht vergessen haben, sie anzufragen. In die Buchhaltung entstehen dadurch einige Probleme:

• So ist es aufwendig, sämtliche fehlende Belege zu identifizieren und nachträglich von den entsprechenden Mitarbeitern zu erhalten.
• Besonders nervenaufreibend und mühevoll ist die Tatsache, dass sich auf der Kreditkartenabrechnung ständig Buchungen befinden, für die es noch keine Belege gibt. Dadurch geht schnell der Überblick verloren.
• Die Schwierigkeit für die Buchhaltung besteht zusätzlich darin zu erkennen, welcher Beleg zu welcher Belastung auf der Kreditkartenabrechnung gehört.

Und auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsteht durch die zusätzliche Kommunikation und den Aufwand für das Beschaffen der fehlenden Belege weitere Arbeit, die Zeit und Nerven frisst.

Stornos und Umbuchungen machen die Reisekostenabrechnung zusätzlich kompliziert

Ein weiterer Punkt sind Umbuchungen und Stornos: Dabei wird der Differenzbetrag auf der Kreditkartenabrechnung ausgewiesen. Bei Stornos sehen Buchhalter also nur den Restbetrag, von dem die Stornogebühr bereits abgezogen wurde. Bei Umbuchungen werden die beiden Beträge verrechnet und auf der Kreditkarte wird der Restbetrag gutgeschrieben oder abgebucht. Meist fällt noch zusätzlich eine Umbuchungsgebühr an, die extra ausgewiesen wird. Ohne Belege haben die Verantwortlichen kaum einen Überblick darüber, zu welchen Buchungen bzw. Belegen diese Beträge nun gehören.

Selbst wenn die Belege mit der Reisekostenabrechnung pünktlich eingereicht werden, muss die Buchhaltung sich erst die beiden passenden Belege (Originalbeleg und Storno) heraussuchen, um auf den Differenzbetrag zu kommen, denn die Differenzbeträge sind bei Umbuchungen oder Stornos oft nicht auf der Rechnung vermerkt. Das alles ist  aufwendig und muss zusätzlich korrekt verbucht werden. Darüber hinaus müssen auch Kreditkartengebühren oder Zinsen, für die es keine Belege gibt, separat gebucht werden.

Gerade bei zunehmender Mitarbeiterzahl nimmt der Aufwand für Reisekostenabrechnung unter diesen Bedingungen erheblich zu. Das Verrechnungskonto mit den Umsätzen der Kreditkarten muss ständig abgestimmt und kontrolliert werden, es ist sehr unübersichtlich und es gibt stets Buchungen, die nicht zugeordnet werden können. Das Konto ist daher nie ausgeglichen. Für die Buchhaltung bedeutet das einen enormem Aufwand.

Anstatt Firmenkreditkarte lieber Privatkonto: Der Vorteil für Mitarbeiter

Liegen die die Vorteile für Unternehmen durch den Wegfall der Firmenkreditkarte bei der Abrechnung über das Privatkonto ihrer Angestellten klar auf der Hand, profitieren auch die Mitarbeiter selbst von diesem Vorgehen: Werden die Umsätze anstatt von der Firmenkreditkarte vom Privatkonto des Mitarbeiters ab, achten Mitarbeiter automatisch darauf, sämtliche Belege zu erhalten und zeitnah bei der Buchhaltung einzureichen. Das spart ihnen im Nachgang Arbeit, Zeit und Stress. Denn die Kosten werden über die Reisekostenabrechnung zurückerstattet und sämtliche Buchungen können sofort über den Kreditor (Mitarbeiter) abgeschlossen werden. Das Kreditorenkonto zeigt nur die Umsätze des betreffenden Mitarbeiters an und ist schnell ausgeglichen. Der mühevolle und zeitraubende Abgleich eines Verrechnungskontos entfällt.

Firmenkreditkarten haben außerdem oft ein verlängertes Zahlungsziel. In der Regel ist daher die Erstattung der Reisekosten schneller auf dem Konto des Mitarbeiters als die monatliche Belastung durch die Kreditkarte. Auch hier profitieren Angestellte davon, anstatt Firmenkreditkarten zu verwenden, ihr Privatkonto für ihre Reisekosten zu nutzen.