Reisekosten

Eine Dienstreise kostet Geld: Der Fahrtweg, die Übernachtung, die Verpflegung. Oftmals begleichen Arbeitgeber die Kosten bereits im Vorhinein. Doch in der Regel strecken Mitarbeiter ihr privates Geld vor, um all diese Ausgaben zu tätigen. Damit sie in diesem Fall das verauslagte Geld von ihrem Arbeitgeber wieder zurückerstattet bekommen, müssen die Geschäftsreisenden die Reisekosten abrechnen. Sie müssen also eine Reisekostenabrechnung erstellen.

In der Reisekostenabrechnung führt der Mitarbeiter die Beträge aller relevanten Ausgaben an. Die Buchhaltung des Unternehmens kontrolliert diese und genehmigt schließlich die Erstattung der Reisekosten auf das Konto des Mitarbeiters. Innerhalb weniger Tage oder Wochen bekommt der Mitarbeiter sein vorgestrecktes Geld wieder zurückerstattet.

In vielen Fällen sind Reisekostenabrechnungen noch heute äußerst papierlastig. Der Mitarbeiter setzt sich dann nach seiner Dienstreise in einem ruhigen Moment an einen Schreibtisch und breitet alle Belege vor sich aus. Er prüft, welche Ausgaben für die Reisekosten relevant sind (z.B. Parkgebühren) und welche nicht (z.B. Kinotickets). Er rechnet dann entweder alles zusammen oder überlässt das Rechnen der Buchhaltungsabteilung. Die gesammelten Reisekostenbelege schickt er, womöglich per Hauspost, an die Buchhaltung.

Es gibt aber auch die moderne, zeitgemäße Variante: In diesem Szenario fotografiert der Mitarbeiter mit seinem Smartphone direkt die Belege – wenn er will, gleich in dem Moment, wo er sie erhält. Dazu bedarf es allerdings eines Smartphones und einer Reisekosten Software, die das Abfotografieren von Belegen erlaubt. Dadurch können Geschäftsreisende ihre Reisekosten wesentlich schneller sortieren. Und auch die Buchhaltung freut sich, wenn die Reisekostenbelege digital übermittelt werden. Natürlich schickt der Mitarbeiter nicht jeden Beleg in Echtzeit an die Buchhaltung, sondern sammelt die Belege in einer digitalen Belegmappe. Erst, wenn alle Quittungen und Belege einer Reise in der Belegmappe gesammelt sind, gibt der Mitarbeiter alles für die Buchhaltung frei.

In einer Reisekostenabrechnung müssen alle Quittungen, Belege und Rechnungen enthalten sein, die während einer beruflichen Auswärtstätigkeit angefallen sind. Voraussetzung ist natürlich, dass es sich um dienstlich bedingte Ausgaben handelt.

Zudem sind die essentiellen Reiseinformationen wichtig: Name des Reisenden, Abreise- und Zielort, Zwischenaufenthalte, Termin der Reise, Dauer der Reise, Zweck der Reise, Kostenstelle, ev. Angaben zu genutzten Dienstfahrzeugen und gefahrenen Kilometern.

Alle Ausgaben rund um eine Berufstätigkeit sind Werbungskosten. Darunter fallen u.a. die Anschaffung von Fachliteratur oder die Teilnahme an Weiterbildungen. Aber auch ein beruflich notwendiger Zweitwohnsitz ist für die Werbungskosten relevant. Und natürlich fallen zählen auch die Reisekosten unter den allgemeinen Begriff Werbungskosten.

Damit könne sie von der Steuer abgesetzt werden. Das geht allerdings nur, wenn nicht bereits der Arbeitgeber für die Reisekosten aufgekommen ist. Für den besonderen Fall, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten kompensiert, kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung die überschüssigen Reisekosten absetzen.

Zu den Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Darunter die Kosten für An- und Abreise, für Fahrten am Reiseziel sowie für Zwischenheimfahrten bei längeren Auswärtstätigkeiten. Dabei kommt es nicht an, welches Transportmittel für die Dienstreise gewählt wird.

Grundsätzlich gibt es vier Arten von Verkehrsmitteln:

• Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre)
• Private Verkehrsmittel (Auto, Motorrad)
• Berufliche Verkehrsmittel (Dienstwagen)
• Andere Verkehrsmittel (Taxi, Mietwagen)

Achtung: Mit dem Begriff “Fahrtkosten” werden allgemein alle Kosten bezeichnet, die auf Wegen entstehen, die man für den Arbeitgeber zurücklegt. Dazu zählen auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Form von Fahrtkosten haben mit der Reisekostenabrechnung allerdings nichts zu tun.

In beiden Fällen, beim Fahrtweg zur Arbeit als auch auf Dienstreisen, gilt aktuell eine Kilometerpauschale von 30 Cent (für die Nutzung eines privaten Pkw). Die Pauschale dient der Vereinfachung, um berufliche Fahrten ohne einzelne Belege abzurechnen bzw. von der Steuer abzusetzen. Mit der Kilometerpauschale sind Kosten für Benzin sowie die Abnutzung (etwa von Reifen) bereits abgegolten. Bezahlt der Arbeitgeber die Pauschale nicht, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Nutzt ein Mitarbeiter statt eines privaten Autos einen Dienstwagen für seine Geschäftsreise, so kommt die Kilometerpauschale nicht zur Geltung. In diesem Fall sammelt der Mitarbeiter Belege für Sprit und Parkplätze und reicht diese.

Wenn Mitarbeiter mehr als einen Tag auf Dienstreisen sind, benötigen Sie einen Übernachtungsort. Zwar kann es sich dabei um ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Zimmer handeln (bspw. in den Räumlichkeiten eines anderen Unternehmenstandorts). Meistens übernachten Geschäftsreisende aber in Pensionen oder Hotels. Die Kosten, die dabei anfallen, werden als Übernachtungskosten bezeichnet und vom Arbeitgeber bezahlt.

Wichtig: Bei den Übernachtungskosten muss man unterscheiden zwischen der eigentlichen Unterbringung – diese fällt tatsächlich unter den Überbegriff “Übernachtungskosten”. Allerdings kommt beim Aufenthalt in einem Hotel ja auch noch die Verpflegung dazu. In der Regel ist bei einer Übernachtung das Frühstück inkludiert. Dieses fällt allerdings unter die Verpflegungskosten. Dazu aber mehr im nächsten Unterpunkt “Verpflegungsmehraufwand”.

Der Verpflegungsmehraufwand klingt erstmal recht kompliziert, ist er aber gar nicht. Im Grunde geht es um ein einfaches Prinzip: Auf Dienstreisen können sich Mitarbeiter nicht so günstig verpflegen wie Zuhause. Sie können keine preiswerten Vorräte anhäufen, aus denen sich dann leckere Speisen zubereiten lassen, wie etwa Nudeln, Reis oder Kartoffeln. Stattdessen sind Geschäftsreisende darauf angewiesen, Mahlzeiten an den verschiedensten Orten zu konsumieren: das Frühstück im Hotel, das Mittagessen womöglich bei einem Imbiss, das Abendessen im Restaurant.

Der Verpflegungsmehraufwand – auch “Verpflegungspauschale” genannt – schafft hier Abhilfe. Er soll die zusätzlichen Ausgaben, die ein Mitarbeiter bei der Verpflegung auf Reisen hat, kompensieren.
Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand 2020 ist und wie man ihn korrekt berechnet, finden Sie weiter unten. Oder klicken Sie einfach hier.

Neben den Ausgaben für Übernachtungen, Fahrten oder die Verpflegung, können noch weitere Kosten anfallen. Diese kleineren Ausgabenpositionen werden zusammenfassend als Reisenebenkosten bezeichnet. Dazu zählen unter anderem:

• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Gepäckgebühren
• Trinkgelder
• Reisegepäckversicherung
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Dienstliche Telefonkosten
• Taxifahrten
• Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Events
• Folgekosten von Verkehrsunfällen

Die Reisenebenkosten muss ein Mitarbeiter mit Belegen nachweisen, um sie von seinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dazu zählen beispielsweise Tankquittungen und Eintrittskarten.