Fehlerhafte Reisekostenabrechung ist Kündigungsgrund

In der Praxis sind falsche oder fehlerhafte Reisekostenabrechnungen keine Seltenheit. Doch Vorsicht: Wer eine Reisekostenabrechnung “blind” unterschreibt oder falsche Angaben macht, riskiert seinen Job. Denn stellen sich die Angaben, die zur unberechtigten Auszahlung von Reisekosten führen, als falsch heraus, rechtfertigt dies eine fristlose Kündigung. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte dies mit seinem Urteil (Az.: 2 AZR 994/12) im Falle eines Flugkapitäns, der gegen seine Kündigung aufgrund einer falschen Reisekostenabrechnung geklagt hatte.

Der konkrete Fall

Ein Flugkapitän hatte seine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben bei seiner Arbeitgeberin eingereicht und wurde infolgedessen fristlos gekündigt. Auf der Abrechnung gab er an, seine Reise von Frankfurt nach München mit dem Auto zurückgelegt zu haben und rechnete dafür die angefallenen Kilometer ab. Tatsächlich war er jedoch zu einem günstigeren Preis nach München geflogen. Zu seiner Verteidigung wies er darauf hin, nicht er, sondern seine Freundin habe die Reisekostenabrechnung ausgefüllt. Und außerdem habe er die Abrechnung nicht unterschrieben.

Das Gericht entschied zu Gunsten des Arbeitgebers. Macht ein Arbeitnehmer vorsätzlich falsche Angaben oder nimmt die Unrichtigkeit seiner Reisekostenabrechnung billigend in Kauf, kann es sich dabei um eine erhebliche Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten handeln. Laut Bundesarbeitsgericht ist ein Arbeitgeber daher zum Ausspruch einer fristlosen Kündigung berechtigt, selbst wenn es sich um einen einmaligen Vorfall und einen geringen Erstattungsbetrag handele.

Bewusst oder aus Versehen? Das macht den Unterschied

Grundsätzlich kommt es in solchen Fällen immer entscheidend darauf an, ob die falschen Angaben versehentlich gemacht wurden oder der Mitarbeiter bewusst gehandelt hat.

Reicht ein Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung mit falschen Angaben beim Arbeitgeber ein, um Kosten erstattet zu bekommen, nimmt er in der Regel eine Schädigung des Arbeitgebers billigend in Kauf und handelt vorsätzlich, entschied das Bundesarbeitsgericht.

Mitarbeiter sollten daher ihre Pflicht, entstandene Spesen sorgfältig und korrekt abzurechnen, nicht auf die leichte Schulter nehmen und Abrechnungen grundsätzlich niemals unkontrolliert einreichen. Außerdem empfiehlt es sich, Reisen stets zeitnah abzurechnen, damit alle Details gut erinnert und fehlerhafte Angaben vermieden werden. Andernfalls ist die Kenntnis der gesetzlichen Kündigungsfristen von Vorteil.

Fristlose Kündigung beim Abrechnungsbetrug

Wie die beschriebene Beispielsituation zeigt, kann Spesenbetrug zu einer fristlosen Kündigung führen. Eine vorherige Abmahnung ist dafür nicht erforderlich. Dabei hätte eine Abmahnung für beide Seiten den Vorteil, das Arbeitsverhältnis fortzusetzen. Denn diese gibt dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, sein Verhalten zu ändern. Wichtig ist bei der Kündigung, dass der Arbeitgeber einen wichtigen Grund dafür nachweist und die Interessen beider Parteien abwägt. Arbeitgeber sollten daher ihren Verdacht auf Betrug genau prüfen, bevor sie weitere Maßnahmen ergreifen. Arbeitnehmern ist in solchen Fällen dagegen empfohlen, rechtlichen Rat einzuholen.

Wann ist eine fristlose Kündigung rechtmäßig?

Eine fristlose Kündigung wegen Abrechnungsbetrugs ist gerechtfertigt, wenn der Vertrauensbruch schwerwiegend ist und eine Abmahnung somit entbehrlich wird. Ausschlaggebend ist die Schwere des Verstoßes gegen die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag. Beispielsweise, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig und systematisch falsche Spesen abrechnet, um sich zu bereichern.

Um Missverständnisse zu vermeiden und eine fristlose Kündigung als letztes Mittel zu betrachten, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer klare Regeln für die Reisekostenabrechnung festlegen.

Spielt die Schadenshöhe bei Abrechnungsbetrug eine Rolle?

Bei einer Entscheidung über eine fristlose Kündigung aufgrund von Abrechnungsbetrug spielt die Höhe des Schadens eine Rolle, ist aber nicht das alleinige Kriterium. Zu berücksichtigen sind auch die Schwere der Pflichtverletzung und die Interessenabwägung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein geringfügiger Abrechnungsbetrug kann unter Umständen eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wenn das Vertrauen des Arbeitgebers schwerwiegend verletzt wurde – unabhängig von der Höhe des Schadens.

Auch ein einmaliger Abrechnungsbetrug reicht

Bei einem einmaligen Fehler, der nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruht, reicht in der Regel eine Abmahnung aus, um den Arbeitnehmer zunächst darauf aufmerksam zu machen und zur Regelkonformität zu bewegen.

Anders ist es bei vorsätzlichen bzw. wiederholten Vermögensdelikten. In solchen Fällen ist eine Abmahnung nicht erforderlich, da der Vertrauensbruch das Arbeitsverhältnis unzumutbar macht. Ein einmaliger Abrechnungsbetrug kann daher eine fristlose Kündigung rechtfertigen.

Die Rolle der Arbeitsgerichte in Fällen von fristloser Kündigung

Arbeitsgerichte bewerten fristlose Kündigungen wegen Abrechnungsbetrugs anhand der individuellen Umstände des jeweiligen Falls. Entscheidende Faktoren sind dabei die Schwere des Betrugs, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und das Verhalten des Arbeitnehmers nach dem Vorfall. Die Gerichte haben klare Leitlinien zur Beurteilung entwickelt. So haben Schäden in verschiedenen Fällen zu unterschiedlichen Entscheidungen geführt. Zusätzlich können die Länge der Beschäftigung und das Verhalten des Arbeitnehmers nach dem Vorfall die Gerichtsentscheidung beeinflussen.

Fehler vermeiden ‒ dank passender Software

Eine Reisekosten-Software erweist sich bei Reisekostenabrechnungen als sehr nützlich. Das System unterstützt den Mitarbeiter bei der Datenerfassung und prüft seine Eingaben werden auf Plausibilität. Dank integriertem Workflow ist sowohl die buchhalterische als auch eine sachliche Prüfung durch Vorgesetzte möglich. Zudem ist eine Zwischenspeicherung ebenfalls jederzeit möglich. So werden Reisekostenabrechnungen schnell, bequem und sicher erledigt.

Wenn ein Mitarbeiter jedoch absichtlich betrügerisch handelt, dann hilft auch die beste Software nichts. In diesem Fall ist das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundlegend gestört. Eine fristlose Kündigung ist daher auch bei einem geringen Schaden gerechtfertigt. Bereits ein einmaliger grober Verstoß gegen die Regeln reicht insofern aus, um das Arbeitsverhältnis sofort zu beenden. Man sollte sich also immer bewusst machen, dass bewusstes Betrügen Konsequenzen nach sich zieht.