Neufassung von GoBD: Digitale Belege jetzt auch mit Smartphone erstellen
Es kommt einer kleinen Revolution gleich. Die GoBD, ein Regelwerk des Bundesfinanzministeriums zur Buchführung, erlauben nun explizit das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone. Das ist vor allem für Reisekosten interessant. Für Unternehmen eine Erleichterung.
Es kommt einer kleinen Revolution gleich. Die GoBD, ein Regelwerk des Bundesfinanzministeriums zur Buchführung, erlauben nun explizit das Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone. Das ist vor allem für Reisekosten interessant. Für Unternehmen eine Erleichterung.
Der eigentliche Name der GoBD ist ziemlich sperrig. “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Ebenso hölzern liest sich der Inhalt dieses über 40 Seiten langen Dokuments.
Smartphones nun explizit in den GoBD erwähnt
Bei der Neufassung des GoBD-Leitfadens, der vom Bundesfinanzministerium am 18. Juli 2019 veröffentlicht wurde, sticht vor allem eine Stelle heraus. Dort, unter Punkt 9.2., heißt es: “Eine bildliche Erfassung kann […] mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen”. Die Neufassung des GoBD löst die bisher gültige Fassung vom 14. November 2014 ab. Bisher war lediglich das Scannen von Belegen beschrieben.
Der GoBD-Text macht keine Unterschiede oder Einschränkungen, wie man die Fotos mit einem mobilen Endgerät erfassen muss. Demnach kann man Scanner Apps wie “Adobe Scan”, “iScanner”, “Scanbot” oder “Office Lens” zur ordnungsmäßigen Belegerfassung verwenden, aber auch die ganz normale Foto-Funktion eines Smartphones. Das ist für Unternehmen deshalb eine Erleichterung, da Mitarbeiter ihre Belege etwa bei anfallenden Reisekosten nun noch einfacher erfassen können. Außerdem stellt die Neuregelung eine Entlastung für die Buchhaltung dar. Denn: Nach der bildlichen Erfassung eines Beleges durch die Reisekosten-Software, etwa mit Hilfe eines Smartphones oder Tablets, dürfen die Papierbelege laut Randziffer 140 vernichtet werden. Mit folgender Einschränkung: “soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.”
Dies ermöglicht es Unternehmen – vor allem bei der Reisekostenabrechnung – sowohl die Aufzeichnung als auch die Aufbewahrung von elektronischen Belegen in GoBD-konformer Weise zu handhaben.
Für die Umsatzsteuer relevant
Jedes Unternehmen kann nun nach Berücksichtigung von Rz. 140 selbst entscheiden, ob es Papierbelege parallel zu den elektronischen Belegen aufbewahren will, oder nicht. Aber Achtung: Die seit Januar 2018 gültige Verfahrensdokumentation gilt trotz Neufassung der GoBD nach wie vor. Konkret bedeutet das, die Unveränderbarkeit des jeweiligen Beleges oder Dokuments sicherzustellen. Und zwar vom Zeitpunkt der Ablichtung bis zur Ablage im Buchhaltungs- bzw. Unternehmensarchiv. Nur dann erkennt die Finanzverwaltung auch mit dem Smartphone erfasste Belege umsatzsteuerlich an. Und auch im Falle einer Betriebsprüfung ist es wichtig, dass digitale Belege historisch nachvollziehbar sind.
Bei GoBD-konformer Archivierung von Rechnungen und Belegen ist man in der Buchhaltung gesetzlich auf der sicheren Seite.
GoBD: Mit HRworks jederzeit von unterwegs aus digitale Belege erfassen
Mit dem Smartphone ist das komplikationslose Abfotografieren von sämtlichen Rechnungen möglich: Hotel- und Bewirtungsbelegen, Taxiquittungen, Bahn- und Flugtickets. Ihre Mitarbeiter können auf diese Weise noch während der Dienstreise die komplette Reisekostenabrechnung mobil abschließen.
