Auswirkung der gezahlten Verpflegungspauschalen auf Lohnsteuerbescheinigung

Nach der am 1. Januar 2014 in Kraft getretenen “Reform zur Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts” wurde den meisten klar, dass “einfach” nicht immer “einfach” ist. Ein Punkt, den viele vergessen, ist die Auswirkung der Kürzung und Auszahlung der Pauschalen auf die Lohnsteuerbescheinigung.

Wann der Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen besteht

Im Allgemeinen gilt: Bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen (Verpflegungspauschale). Dieser Anspruch entsteht, sobald die Auswärtstätigkeit länger als 8 Stunden dauert und nicht über die Dreimonatsfrist hinausgeht.

Während der Dienstreise hat der Mitarbeiter zwar Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen, jedoch ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese zu bezahlen.

Wenn der Arbeitgeber keine oder nur reduzierte Verpflegungspauschale erstattet, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den verbleibenden steuerfreien Betrag über die Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Übersteigt der gezahlte Verpflegungsmehraufwand den steuerfreien Betrag, werden bestimmte Anteile versteuert.

Dazu gibt es zwei Kategorien:

• Der Betrag, den der Arbeitgeber über den doppelten Wert der steuerfreien Tagespauschalen hinaus bezahlt, wird mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent belastet.
• Jeder Betrag, den der Mitarbeiter zusätzlich von seinem Arbeitgeber als Tagespauschale erhält, unterliegt der vollen lohnsteuerlichen Versteuerung.

Beispiele aus der Praxis

Hier sind 3 Beispiele für eine Reise von 8:00 Uhr morgens bis 18:00 Uhr abends. Aufgrund der achtstündigen Dauer der Reise ergibt sich ein Anspruch von 14,00 €.

• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden nur 7,00 statt 14,00 Euro. Der Reisende kann in diesem Fall 7,00 Euro (14,00 bis 7,00 Euro) über die Einkommenserklärung am Ende des Jahres als Werbungskosten geltend machen. In der Lohnsteuerbescheinigung muss er aber die 7,00 Euro nachweisen.
• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 18,00 statt 14,00 Euro. In diesem Fall versteuert der Reisende die zusätzlichen 4,00 Euro (18,00 bis 14,00 Euro) mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent. Diese muss er in der Lohnsteuerbescheinigung ebenfalls belegen.
• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 32,00 statt 14,00 Euro. Der Reisende muss nun 14,00 Euro mit einem Pauschalbetrag von 25 Prozent versteuern, während die zusätzlichen 4,00 Euro vollständig lohnversteuert werden müssen. In der Lohnsteuerbescheinigung sind erneut die 14,00 Euro anzugeben.

Wenn der Arbeitgeber allerdings zusätzlich zu einer Verpflegungspauschale noch eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, beispielsweise ein Frühstück im Hotel, muss in diesem Fall eine Kürzung der erhaltenen Pauschale vorgenommen werden. Der Kürzungsbetrag ist dabei je nach Mahlzeit unterschiedlich.