Auswirkung der gezahlten Verpflegungspauschalen auf Lohnsteuerbescheinigung

Nach der zum 1. Januar 2014 in Kraft getretenen “Reform zur Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts” wurde den meisten klar, dass “einfach” nicht immer “einfach” ist. Ein Punkt, den viele vergessen, ist die Auswirkung der Kürzungen und ausgezahlten Pauschalen auf die Lohnsteuerbescheinigung.

Wann der Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen besteht

Generell gilt: Es besteht für den Arbeitnehmer ein Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen (Verpflegungspauschale) bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit. Dieser Anspruch entsteht, sobald die betriebliche Auswärtstätigkeit (nennen wir es im Folgenden eine Dienstreise) länger als 8 Stunden dauert und nicht über die Dreimonatsfrist hinaus reicht.

Der Mitarbeiter hat zwar auf einer solchen Dienstreise Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen, der Arbeitgeber muss diese jedoch nicht bezahlen.

Erstattet der Arbeitgeber keine oder nur verminderte Verpflegungspauschale, dann kann der Arbeitnehmer den verbleibenden steuerfreien Betrag über die Einkommenssteuererklärung geltend machen (Werbungskosten).

Zahlt der Arbeitgeber mehr Verpflegungspauschalen als dem Arbeitnehmer steuerfrei zustehen, dann müssen gewisse Anteile versteuert werden.

Hierzu gibt es zwei Kategorien:

• Das, was bis zum doppelten Betrag der steuerfrei zustehenden Tagespauschalen mehr gezahlt wurde, muss zu 25 % pauschal lohnversteuert werden.
• Alles, was der Mitarbeiter darüber hinaus vom Arbeitgeber an Tagespauschalen gezahlt bekommt, muss voll lohnversteuert werden.

Beispiele aus der Praxis

Dazu drei kleine Beispiele, ausgehend für eine Reise von 8:00 Uhr morgens bis 18:00 Uhr abends. Hier ergibt sich ein Anspruch von 14,00 €, da die Reise über acht Stunden dauert.

• • Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden nur 7,00 € statt 14,00 €. Der Reisende kann in diesem Fall 7,00 € (14,00 € – 7,00 €) über die Einkommenserklärung am Ende des Jahres als Werbungskosten geltend machen. Auf der Lohnsteuerbescheinigung müssen die 7,00 € ausgewiesen werden
  • Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 18,00 € statt 14,00 €. Hier müssen dem Reisenden die 4,00 € (18,00 € – 14,00 €) mit 25 % pauschal lohnversteuert werden. Auf der Lohnsteuerbescheinigung müssen die 14,00 € ausgewiesen werden.
  • Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 32,00 € statt 14,00 €. Nun müssen dem Reisenden 14,00 € mit 25 % pauschal und die darüber hinaus gehenden 4,00 € voll lohnversteuert werden. Auf der Lohnsteuerbescheinigung müssen wieder die 14,00 € ausgewiesen werden.

Noch spannender bzw. komplizierter wird die Berechnung, wenn der Mitarbeiter auf der Dienstreise eine Mahlzeit erhält. Da nur die wenigsten unter uns von Luft und Liebe allein leben können/wollen, werden zwangsläufig Mahlzeiten anfallen; man denke an das Frühstück im Hotel. In diesem Fall muss je nach Mahlzeit ein bestimmter Betrag gekürzt werden.