Auswirkung der gezahlten Verpflegungspauschalen auf Lohnsteuerbescheinigung

Nach der am 1. Januar 2014 in Kraft getretenen “Reform zur Vereinfachung des steuerlichen Reisekostenrechts” wurde den meisten klar, dass “einfach” nicht immer “einfach” ist. Ein Punkt, den viele vergessen, ist die Auswirkung der Kürzung und Auszahlung der Pauschalen auf die Lohnsteuerbescheinigung. Das wird unter Nummer 20 vermerkt.

Das Wichtigste in Kürze

• Steuerfreie Erstattungen von Verpflegungsmehraufwendungen gehören zwingend unter Nummer 20 auf die jährliche Lohnsteuerbescheinigung.
• Durch den Arbeitgebenden pauschal versteuerte Zusatzleistungen unterliegen nicht der individuellen Bescheinigungspflicht.
• Individuell versteuerte Anteile erhöhen direkt das steuerpflichtige Bruttogehalt.
• Gestellte Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit reduzieren den steuerfreien Erstattungsbetrag im Rahmen gesetzlicher Kürzungsregeln.

Wann besteht Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen?

Im Allgemeinen gilt: Bei einer betrieblichen Auswärtstätigkeit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen (Verpflegungspauschale). Dieser Anspruch entsteht gemäß § 9 Abs. 4a EStG, sobald die Auswärtstätigkeit länger als 8 Stunden dauert und nicht über die Dreimonatsfrist hinausgeht.

Während der Dienstreise hat der Mitarbeiter zwar Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen, jedoch ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese zu bezahlen.

Wenn der Arbeitgeber keine oder nur reduzierte Verpflegungspauschale erstattet, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, den verbleibenden steuerfreien Betrag über die Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.

Übersteigt der gezahlte Verpflegungsmehraufwand den steuerfreien Betrag, werden bestimmte Anteile versteuert.

Dazu gibt es zwei Kategorien, geregelt nach § 40 Abs. 2 EStG

• Der Betrag, den der Arbeitgeber bis zum doppelten Wert über die steuerfreien Tagespauschalen bezahlt, wird mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent belastet.
• Jeder Betrag, den der Mitarbeiter zusätzlich von seinem Arbeitgeber als Tagespauschale erhält, unterliegt der vollen lohnsteuerlichen Versteuerung.

Beispiele aus der Praxis

Hier sind 3 Beispiele für eine Reise von 8:00 Uhr morgens bis 18:00 Uhr abends. Aufgrund der achtstündigen Dauer der Reise ergibt sich ein Anspruch von 14,00 €.

• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden nur 7,00 statt 14,00 Euro. In diesem Fall macht die beschäftigte Person die verbleibende Differenz von 7,00 Euro über die persönliche Steuererklärung als Werbungskosten geltend. In der Lohnsteuerbescheinigung trägt der Betrieb genau diese ausgezahlten 7,00 Euro ein.
• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 18,00 statt 14,00 Euro. In diesem Fall versteuert der Arbeitgebende die zusätzlichen 4,00 Euro pauschal mit 25 Prozent. In der Lohnsteuerbescheinigung trägt der Betrieb ausschließlich die steuerfreien 14,00 Euro ein, während der pauschalierte Anteil unberücksichtigt bleibt.
• Der Arbeitgeber zahlt dem Reisenden 32,00 statt 14,00 Euro. Der Betrieb versteuert 14,00 Euro pauschal mit 25 Prozent, während der restliche Überbetrag von 4,00 Euro der individuellen Lohnversteuerung unterliegt. In der Lohnsteuerbescheinigung sind erneut ausschließlich die steuerfreien 14,00 Euro.

Wenn der Arbeitgeber allerdings zusätzlich zu einer Verpflegungspauschale noch eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, beispielsweise ein Frühstück im Hotel, muss in diesem Fall gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG eine Kürzung der erhaltenen Pauschale vorgenommen werden. Der Kürzungsbetrag ist dabei je nach Mahlzeit unterschiedlich.