Reisekostenpauschale 2026: Spesen & Pauschalen im Überblick

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Reisekostenpauschalen 2026 bekannt gegeben. Doch was ändert sich im Vergleich zum Vorjahr? Bei inländischen Geschäftsreisen gibt es keine Änderungen der Werte. Für ausländische Ziele haben sich allerdings vereinzelt Anpassungen ergeben. Erfahren Sie alles Relevante über die aktuellen Spesensätze und Auslandspauschalen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Reisekostenpauschalen 2026 im Inland sind identisch mit denen des Vorjahres.
• Für andere Länder gibt es vereinzelte Änderungen, die sich aus den Preisentwicklungen vor Ort ergeben.
• Bei Grenzübertritten richtet sich die Pauschale danach, wo der Mitarbeiter sich vor Mitternacht aufgehalten hat.
• Arbeitgeber sind nicht per se zu Spesenzahlungen verpflichtet. Gibt es keine entsprechende Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag und zahlt der Arbeitgeber nicht, kann der Mitarbeiter die Kosten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.

Verpflegungspauschalen für Deutschland im Überblick

Für Reisen mit einer Dauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie am An- und Abreisetag von mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro als Spesen pro Tag angesetzt werden. Diese Pauschale ist auch als kleine Spesenpauschale bekannt. 28 Euro können als Tagespauschale in Deutschland angesetzt werden, wenn der Aufenthalt 24 Stunden übersteigt.

Ist bei einer Hotelübernachtung beispielsweise ein Frühstück inkludiert oder lädt ein Geschäftspartner den Mitarbeiter abends zum Essen ein, wird der Tagessatz anteilig gekürzt. Erstattet der Arbeitgeber höhere Verpflegungskosten, fallen entsprechend höhere Steuern an.

Die Übernachtungsspesen in Deutschland: Der Spesensatz für die Reisekostenpauschale 2026

Arbeitnehmer, die geschäftlich innerhalb Deutschlands unterwegs sind und in einer anderen Stadt übernachten, haben Anspruch auf eine Übernachtungspauschale. Diese Reisekostenpauschale für das Inland beträgt 2026, wie im Vorjahr, 20 Euro. Wenn notwendig, werden auch höhere Übernachtungskosten nach Vorgabe des Bundesverwaltungsamtes erstattet.

Übernachtungskosten werden ohne Angabe weiterer Gründe als notwendig anerkannt, wenn sie einen Betrag von 70 Euro überschreiten. Tatsächlich trägt der Arbeitgeber in der Praxis oftmals die vollständigen, ortsüblichen Übernachtungskosten.

Dennoch gilt: Ob und in welcher Höhe die Kosten für auswärtige Übernachtungen übernommen werden, ist Verhandlungssache zwischen Arbeitnehmer und Unternehmen. Einen Rechtsanspruch gibt es in diesem Zusammenhang nicht.

Verpflegungspauschale Inland 2026: Die Spesensätze in Deutschland

Wenn der Arbeitgeber den Reisenden während seiner Dienstreise zum Essen einlädt, werden die Spesensätze in Deutschland anteilig gekürzt. Das gilt sowohl für ein gestelltes Frühstück im Hotel als auch für das Abendessen, zu dem Kunden am Ende eines gemeinsamen Projekts einladen.

Die Kürzung berechnet sich ausgehend von der vollen Verpflegungspauschale und beträgt 20% für ein Frühstück und 40% für ein Mittag- oder Abendessen.

Die Abzüge der Reisekostenpauschalbeträge in Deutschland betragen daher ab 2026 weiterhin (28 Euro x 20 % =) 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils (28 Euro x 40% =) 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Neue Spesentabelle: Reisekostenpauschale 2026 für Auslandsreisen

Führt eine beruflich veranlasste Reise ins Ausland, sind die jeweils geltenden Reisekostenpauschalen stark vom jeweiligen Ziel und dem dortigen Preisniveau abhängig. Für viele Destinationen gibt es regelmäßige Anpassungen der Pauschalen.

Je nach Reiseziel erhalten Dienstreisende somit Verpflegungspauschalen, deren Höhe speziell an die jeweiligen lokalen Bedingungen angepasst ist.

Reisespesen für das Ausland: Die Werte-Tabelle für 2026

Wie viele Spesen stehen mir also zu, wenn ich beruflich ins Ausland reise? Das kommt darauf an. Ebenso wie die Verpflegungspauschalen sind die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland vom jeweiligen Reiseland abhängig. Die folgende Reisekostentabelle enthält daher die wichtigsten Übernachtungspauschalen für das Ausland.

Dienstreise-Spesen im Ausland: Ein Überblick

Alle weiteren Werte für Auslandsspesen entnehmen Sie der Reisekosten-Tabelle des BMF-Schreibens zum Thema Auslandsdienstreisen.

Besonderheiten bei Ab- und Anreise mit Grenzübertritt

Doch welche Verpflegungspauschale gilt, wenn Reisende Ländergrenzen überqueren? Hier kommt es tatsächlich darauf an, wo sich der Dienstreisende vor Mitternacht aufgehalten hat. Fährt bei eintägigen Reisen beispielsweise ein Mitarbeiter morgens zu Gesprächen von Berlin nach Warschau und kommt abends zurück nach Deutschland, gilt für ihn der Spesensatz für Polen. Er bekommt für seine Tagesreise ins Nachbarland eine kleine Verpflegungspauschale von 23 Euro.

Bei mehrtägigen grenzüberschreitenden Dienstreisen richtet sich die Verpflegungspauschale danach, wo sich der Reisende vor Mitternacht aufgehalten hat.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt am Dienstag um 22:00 Uhr von zu Hause nach Wien und kommt dort um 2:00 Uhr morgens an. Dann gilt für den Tag die kleine Verpflegungspauschale. Er verbringt 2 volle Tage in Wien und fliegt am Freitagvormittag weiter nach Zürich, wo er Kunden trifft und dann ab 18:00 Uhr privat das Wochenende dort verbringt.

Nach seiner Dienstreise steht dem Mitarbeiter 2026 unter Berücksichtigung der Auslandsspesensätze eine Verpflegungspauschale in Höhe von 163 Euro zu.

Kürzungen der gesetzlichen Reisekostenpauschale im Ausland

Wie bei Dienstreisen im Inland gibt es auch bei Auslandsaufenthalten Kürzungen der vor Ort geltenden Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, wenn Mahlzeiten gestellt werden. Die Kürzung berechnet sich aus der vollen Verpflegungspauschale und beträgt:

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Beispiel: Herr Schmidt wird in Mailand von seinem Geschäftspartner zum Mittagessen eingeladen. Es ergibt sich eine Kürzung von 40 % seiner Tagespauschale.

42 Euro große Verpflegungspauschale Italien – 40 % (16,80 Euro) = 25,20 Euro

Sein Arbeitgeber erstattet Herrn Schmidt nach seiner Rückkehr aus Italien eine Auslandsauslöse in Höhe von 25,20 Euro.

Bei der erwähnten Reisekostenpauschale gibt es einige zusätzliche Dinge zu beachten, um steuerkonform zu agieren und geltende Pauschalen für Tagesspesen und Reisekosten in Deutschland oder im Ausland zu bestimmen.